Taloyhtiön sähköinen varausjärjestelmä: puhelu, tekstiviesti vai selain – asukas valitsee itse
Miten sähköinen varauskalenteri saadaan toimimaan niin, että kukaan asukas ei jää digitaalisen siirtymän ulkopuolelle? Vastaus on kolme rinnakkaista kanavaa: puhelu, tekstiviesti ja selain. Ei ladattavaa sovellusta, ei monimutkaisia tunnuksia – pelkkä puhelinnumero riittää.
Miksi yksikanavaiset järjestelmät epäonnistuvat taloyhtiöissä?
Kun taloyhtiössä siirrytään paperilistoista digitaaliseen varausjärjestelmään, tavoitteena on helpottaa arkea. Moni perinteinen järjestelmä ei kuitenkaan saavuta tätä tavoitetta, sillä se vaatii raskaan mobiilisovelluksen lataamista, monimutkaisten käyttäjätunnusten luomista tai jatkuvaa nopeaa datayhteyttä.
Tämä asettaa asukkaat eriarvoiseen asemaan. Ikääntyneet sekä näkö- tai hahmotusrajoitteiset henkilöt voivat kokea sovellukset liian vaikeiksi käyttää. Jos varausjärjestelmä vaatii älypuhelimen, osa asukkaista jää väistämättä palvelun ulkopuolelle, mikä aiheuttaa kitkaa ja tyytymättömyyttä taloyhtiössä.
Helpostiavaus ratkaisee ongelman multimodaalisuudella. Asukkaita ei pakoteta käyttämään tiettyä sovellusta, vaan heille tarjotaan kolme rinnakkain ja reaaliaikaisesti toimivaa kanavaa: puhelu, tekstiviesti ja verkkoselain.
1. Puhetekoäly: varaus ja peruutus suoraan puhumalla
Videollamme esitelty Peltiheikki-puheavustaja on taloyhtiön oma sähköinen varausapulainen, joka vastaa asukkaan puheluun nopeasti. Se ei ole monimutkainen numerovalikko vaan suomenkielinen tekoäly, joka ymmärtää tavallista puhetta:
”Ilmarinportin varauskalenteri. Mitä haluaisit varata?”
”Selvä. Etsitään varaus… Varaus on nyt peruttu. Näkemiin.”
Puhelu on tuttu ja turvallinen tapa asioida erityisesti ikääntyneille asukkaille. Heidän ei tarvitse opetella uusia sovelluksia tai kirjautua palveluun, vaan asia hoituu soittamalla ja puhumalla.
2. Tekstiviestit: järjestelmä toimii myös Nokia 3310 -puhelimella
Kaikilla ei ole käytössään älypuhelinta tai dataliittymää, mutta lähes kaikilta löytyy puhelin, jolla voi lähettää tekstiviestejä. Helpostiavauksella saunan tai pesutuvan vuorojen varaaminen ja peruuttaminen onnistuu lähettämällä yksinkertainen tekstiviesti taloyhtiön varauskalenterin numeroon.
Tekstiviestillä asiointi on erittäin toimintavarmaa, nopeaa ja täysin esteetöntä. Viestit käsitellään taustalla automaattisesti ja varaukset vahvistetaan välittömästi paluuviestillä. Tämä mahdollistaa sähköisen järjestelmän käytön myös niille, jotka käyttävät mieluiten perinteistä peruspuhelinta.
3. Selain ja tekoälychat: helppo tapa verkkoasiointiin tottuneille
Älypuhelimen käyttäjille Helpostiavaus tarjoaa selkeän ja kevyen selainkäyttöliittymän. Siihen pääsee esimerkiksi skannaamalla rappukäytävän ilmoitustaululla tai ovenkarmissa olevan QR-koodin. Sovellusta ei tarvitse ladata eikä salasanoja muistaa.
Selainversiossa on myös suomenkielinen tekoälyavustaja. Kalenterin selaamisen sijaan asukas voi kirjoittaa chattiin toiveensa:
Asukas kirjoittaa: ”Voitko siirtää saunavarauksen alkamaan kello 14?”
”Päivitys on tehty! Siirsin saunavarauksesi alkamaan kello 14.”
Tekoäly tarkistaa automaattisesti vapaat ajat, poistaa vanhan varauksen ja luo uuden varauksen taustajärjestelmässä puolestasi. Kaikki tapahtuu reaaliajassa, ja uusi varaus päivittyy heti myös sähköisille ilmoitustauluille ja kulunhallintaan.
Automaattinen ja turvallinen rekisteröityminen
Monissa järjestelmissä isännöitsijä tai taloyhtiön hallitus joutuu syöttämään asukastietoja käsin. Helpostiavauksessa rekisteröityminen on automatisoitu ja suojattu huolellisesti:
Uusi asukas soittaa varauskalenterin numeroon.
Järjestelmä havaitsee, ettei puhelinnumeroa ole vielä rekisteröity, ja puhetekoäly kysyy, haluaako soittaja perustaa tilin.
Jos asukas vastaa ”Kyllä”, järjestelmä lähettää hänen puhelinnumeroonsa yksilöllisen rekisteröitymislinkin tekstiviestillä. Samalla puhelinnumero varmennetaan kaksivaiheisesti (2FA).
Asukas syöttää avautuvaan lomakkeeseen nimensä ja asuntonsa numeron. Tiedot voidaan täsmäyttää automaattisesti taloyhtiön isännöintijärjestelmään, kuten Hausviseen, jolloin niitä ei tarvitse syöttää käsin.
Ylläpidon hallinta: Ylläpitäjä, kuten isännöitsijä tai taloyhtiön hallitus, voi hallita asukkaita reaaliaikaisessa ylläpitonäkymässä. Jos asukas väärinkäyttää varauksia tai jakaa ovikoodeja luvattomasti, hänen tilinsä voidaan jäädyttää sekunneissa yhdellä napsautuksella. Tällöin tulevat varaukset perutaan, uusien varausten tekeminen estetään ja asukkaan luomat ovikoodit lakkaavat välittömästi toimimasta alaovella.
Yhteenveto: tulevaisuuden saavutettava taloyhtiö
Esteettömyys ei ole vain kynnyksettömiä ovia ja ramppeja – se on myös saavutettavia digitaalisia palveluita. Multimodaalinen Helpostiavaus-varausjärjestelmä varmistaa, että jokainen asukas iästä, näkökyvystä tai teknisestä osaamisesta riippumatta voi itsenäisesti nauttia taloyhtiön yhteisistä tiloista.
Samalla taloyhtiö säästää isännöintikuluissa, kun varaukset, rekisteröitymiset ja mahdolliset maksut hoituvat täysin automaattisesti taustalla.
Katso edulliset hintamme – varauskalenteri sisältyy samaan pakettiin.
Usein kysyttyä
Taloyhtiön sähköinen varausjärjestelmä on digitaalinen palvelu, jolla asukkaat varaavat saunavuoroja, pesutupavuoroja, kuntosalivuoroja ja muita yhteistiloja. Helpostiavaus eroaa perinteisistä ratkaisuista siten, että se ei vaadi sovelluksen lataamista vaan toimii puhelinsoitolla, tekstiviestillä ja selaimella.
Asukas soittaa taloyhtiön varauskalenterin numeroon. Suomenkielinen Peltiheikki-puhetekoäly vastaa puheluun, tarkistaa vapaat ajat ja kirjaa varauksen kalenteriin automaattisesti. Myös peruutus ja siirto onnistuvat puhumalla.
Kyllä. Asukas voi varata, peruuttaa tai siirtää saunavuoron lähettämällä yksinkertaisen tekstiviestin varauskalenterin numeroon. Järjestelmä lähettää vahvistuksen vastausviestillä. Palvelu toimii myös peruspuhelimilla.
Ei. Helpostiavauksen varausjärjestelmä ei vaadi minkään sovelluksen lataamista. Varaukset hoituvat soittamalla, tekstiviestillä tai tavallisella verkkoselaimella. Riittää, että asukkaalla on puhelin.
Kyllä. Asukas voi soittaa järjestelmään tai lähettää tavallisen tekstiviestin millä tahansa GSM-puhelimella, myös perinteisellä peruspuhelimella, kuten Nokia 3310:llä.
Helpostiavaus tarjoaa kolme rinnakkaista varaustapaa: puhelinsoiton tekoälyn kanssa, tekstiviestin ja selainpohjaisen tekoälychatin. Monet muut ratkaisut edellyttävät sovelluksen lataamista tai selaimen käyttöä.
Sekä selaimen chatissa että puhelimessa toimii älykäs suomenkielinen tekoäly, joka ymmärtää tavallista puhekieltä. Tekoälyä voi pyytää siirtämään tai perumaan saunavuoron, tarkistamaan vapaat ajat tai luomaan kertakäyttökoodin vieraalle.
Järjestelmä hoitaa asukkaiden rekisteröitymisen, puhelinnumeron varmentamisen (2FA), varaukset, peruutukset, ovikoodien myöntämisen ja maksut automaattisesti. Näin isännöitsijän käsin tehtävä työ vähenee merkittävästi.
Ylläpitäjä voi sekunneissa jäädyttää häiriökäyttäjän tilin, jolloin kaikki tulevat varaukset poistetaan ja luodut ovikoodit lakkaavat toimimasta. Rekisteröityminen vaatii puhelinnumeron varmistuksen (2FA), eikä ulkopuolinen pääse tekemään varauksia.
Sähköinen varauskalenteri sisältyy Helpostiavaus-palvelupakettiin ilman erillistä lisenssimaksua. Katso tarkemmat hintatiedot hinnastosivultamme.
Kyllä. Paytrail-integraation avulla saunavuoron tai pesutupavuoron maksu peritään automaattisesti varauksen yhteydessä verkkopankilla, kortilla tai mobiilimaksulla. Rahat ohjataan suoraan taloyhtiön tilille.
Ota yhteyttä
Pyydä lisätietoa juuri niistä ratkaisuista, joita tarvitset
Valitse tuotteet, joista haluat lisätietoa, ja lähetä yhteydenotto suoraan sivulta. Viesti toimitetaan käsiteltäväksi sähköpostitse.
Käydään läpi, miten ovien etäavaus, kertakäyttökoodit ja määräaikaiset kulkuoikeudet kannattaa toteuttaa taloyhtiössä, varastossa tai muussa kiinteistössä.
