Sähköinen varausjärjestelmä taloyhtiöille ja yhteistiloille
Nykyaikainen ja älykäs varauskalenteri taloyhtiön saunalle, pesutuvalle, kuntosalille ja muille yhteistiloille. Yhdistä varaukset, ennakkomaksut ja kulkuoikeudet yhdeksi automaattiseksi kokonaisuudeksi.
Taloyhtiön yhteistilojen varaus ilman paperilappuja
Perinteinen paperinen varauslista ilmoitustaululla johtaa usein epäselvyyksiin, luvattomiin pesuvuoroihin ja päällekkäisyyksiin. Helpostiavauksen sähköinen varausjärjestelmä korvaa paperilistat selkeällä ja reaaliaikaisella digitaalisella ratkaisulla.
Asukas voi tehdä sauna- tai pesutupavarauksen puhelimella, tietokoneella tai soittamalla. Päällekkäisvarauksia ei synny, ja varaukset päivittyvät välittömästi koko järjestelmään ja rappukäytävänäytöille.
Varaus ja ennakkomaksu yhdistyvät suoraan toisiinsa. Kun asukas varaa pesutuvan tai saunavuoron, maksu voidaan periä heti Paytrail-integraation avulla. Näin taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän ei tarvitse käsitellä ylimääräistä maksuliikennettä tai käteistä rahaa.
Miten sähköinen ajanvaraus toimii käytännössä?
Varausjärjestelmän on oltava kaikkien asukkaiden saavutettavissa, myös niiden, joille älypuhelinsovellukset ovat vieraita. Siksi Helpostiavaus tarjoaa kolme rinnakkaista ja yhteensopivaa tapaa varata vuoroja:
Puhelinsoitolla (puhetekoäly)
Älykäs puheavustajamme ymmärtää luontevaa suomen kieltä. Myös varttuneet asukkaat voivat soittaa taloyhtiön varausnumeroon ja hoitaa varauksen tai peruutuksen puhumalla.
Tekstiviestillä
Varauksen tai peruutuksen voi tehdä lähettämällä yksinkertaisen tekstiviestin, esimerkiksi ”Varaa sauna lauantaina kello 18”. Tämä toimii myös perinteisillä peruspuhelimilla, kuten Nokia 3310:llä.
Selaimella ja tekoälychatissa
Älypuhelimella tai tietokoneella asukkaat voivat käyttää visuaalista kalenteria tai keskustella tekoälyavustajan kanssa. Avustajalle voi kirjoittaa esimerkiksi: ”Etsi vapaa saunavuoro huomiselle.”
Älykäs tekoälyavustaja – muokkaa ja siirrä varauksia keskustelemalla
Helpostiavauksen sähköisessä varauskalenterissa on edistyksellinen tekoälyohjaus. Asukkaat voivat muokata, siirtää tai peruuttaa omia varauksiaan suoraan selaimen chatissa kirjoittamalla luontevaa suomen kieltä.
Esimerkiksi viesti ”Voitko siirtää saunavaraukseni alkamaan lauantaina kello 14?” saa tekoälyn tarkistamaan ajan saatavuuden, poistamaan vanhan varauksen ja luomaan uuden. Järjestelmä tarkistaa aina asukkaan oikeudet ja lähettää vahvistuksen heti päivityksen jälkeen.
Asukkaan ovikoodien hallinta – kertakäyttöiset ja monikäyttöiset koodit
Kun sähköinen varauskalenteri on yhdistetty Helpostiavauksen kulunhallintaan, asukkaat voivat hallita omia ovikoodejaan ja kulkuoikeuksiaan:
Kertakäyttökoodi läheteille ja vieraille: Luo ruokalähetille tai ystävälle tilapäinen ovikoodi, joka on voimassa esimerkiksi yhden tunnin ja poistuu käytöstä heti ensimmäisen käyttökerran jälkeen.
Monikäyttökoodi kodinhoitajalle tai huollolle: Määritä kodinhoitajalle, siivoojalle tai säännölliselle vierailijalle pitkäaikainen koodi, joka voi olla voimassa esimerkiksi vuoden. Ylläpitäjä näkee koodin käyttökerrat reaaliajassa ja voi poistaa koodin käytöstä milloin tahansa.
Turvallinen vieraskulku: Kuljettaja tai vierailija skannaa puhelimellaan ovenkarmiin asennetun QR-koodin, joka avaa näppäimistön selaimeen. Koodin syöttämisen jälkeen ovi aukeaa, ja järjestelmä havaitsee magneettianturilla oven sulkeutumisen. Jos ovi jää pitkäksi aikaa auki, järjestelmä hälyttää asukkaalle automaattisesti.
Automaattinen rekisteröityminen puhelinsoitolla
Uusien asukkaiden rekisteröinti on automatisoitu ja suojattu huolellisesti:
Uusi asukas soittaa taloyhtiön varauskalenterin numeroon.
Kun asukkaan puhelinnumeroa ei vielä löydy järjestelmästä, suomenkielinen puhetekoäly vastaa ja kysyy: ”Haluatko, että sinuun otetaan yhteyttä tilin perustamiseksi?”
Jos asukas vastaa ”Kyllä”, järjestelmä lähettää hänen puhelinnumeroonsa yksilöllisen rekisteröitymislinkin tekstiviestillä. Samalla puhelinnumero varmennetaan kaksivaiheisesti (2FA).
Asukas täyttää avautuvaan lomakkeeseen nimensä ja asuntonsa numeron. Tiedot voidaan täsmäyttää automaattisesti taloyhtiön isännöintijärjestelmään, kuten Hausviseen, jolloin isännöitsijän tai hallituksen ei tarvitse syöttää asukastietoja käsin.
Turvaominaisuudet ja ylläpidon hallinta – tilin jäädyttäminen sekunneissa
Turvallisuus ja oikeudenmukaisuus ovat taloyhtiön sähköisen yhteistilahallinnan perusedellytyksiä. Helpostiavaus-järjestelmässä ylläpitäjä, kuten isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja, voi hallita asukastilejä reaaliajassa.
Jos asukas väärinkäyttää varauksia tai jakaa ovikoodeja luvattomasti ulkopuolisille, ylläpitäjä voi jäädyttää asukkaan tilin välittömästi yhdellä napsautuksella. Tällöin kaikki asukkaan tulevat varaukset poistetaan, uusien varausten tekeminen estetään ja hänen luomansa kertakäyttöiset ja monikäyttöiset ovikoodit lakkaavat toimimasta alaovella.
Mitä tiloja voidaan varata?
Helpostiavaus-varauskalenteri soveltuu kiinteistöjen ja taloyhtiöiden yhteisiin tiloihin sekä vuokrattaviin resursseihin:
Saunatilat ja suihkuhuoneet
Pesutuvat, kuivaushuoneet ja mankelit
Kerhotilat, asukastilat ja saunatuvat
Kuntosalit ja liikuntasalit
Autopaikat, latauspisteet ja vieraspysäköinti
Pyörävarastot ja muut lukitut varastotilat
Jätepisteet ja kierrätyshuoneet
Järjestelmä ottaa huomioon resurssien rajoitukset: se estää esimerkiksi saman pesukoneen tai kuivausrummun päällekkäiset varaukset ja optimoi käyttöasteen automaattisesti.
Paytrail-verkkomaksut osana varauspolkua
Helpostiavauksen sähköinen varauskalenteri automatisoi taloyhtiön maksujen seurannan ja laskutuksen. Sauna-, pesutupa- tai kuntosalivuoroon voidaan liittää verkkomaksu osaksi varausprosessia.
Varauksen yhteydessä asukas ohjataan maksamaan vuoronsa Paytrail-maksupalvelussa. Käytettävissä ovat suomalaiset verkkopankit, maksukortit ja mobiilimaksut, kuten MobilePay. Vuoro vahvistuu vasta onnistuneen maksun jälkeen, ja varausmaksut tilitetään suoraan taloyhtiön pankkitilille.
Vaihtoehtoisesti varaukset voidaan kerätä asukaskohtaiseen lokiin ja laskuttaa koottuna esimerkiksi kuukausittain isännöintijärjestelmän kautta. Integraatioiden ansiosta isännöitsijällä on reaaliaikainen näkymä käyttöasteeseen ja kertyneisiin maksuihin ilman erillistä selvittelyä.
Käydään läpi, miten ovien etäavaus, kertakäyttökoodit ja määräaikaiset kulkuoikeudet kannattaa toteuttaa taloyhtiössä, varastossa tai muussa kiinteistössä.
