Yhteistilan varaus ilman paperilappuja
Taloyhtiön pesutupa, sauna, kuntosali ja kerhohuone ovat yhteistiloja, joiden varaaminen on perinteisesti tarkoittanut paperisen listan täyttämistä käytävällä. Listaan merkitään nimi, päivä ja aika – ja toivotaan, ettei kukaan muu ole varaillut samaa vuoroa epävirallisesti.
Helpostiavauksen kalenterivaraus korvaa paperilistan selkeällä digitaalisella mallilla. Asukas varaa yhteistilan puhelimella, tekstiviestillä tai selaimen kautta. Varaus menee kalenteriin reaaliajassa, eikä päällekkäisvarauksia voi syntyä.
Maksu ja varaus yhdistyvät samaan toimenpiteeseen: kun asukas varaa pesutuvan, järjestelmä perii maksun automaattisesti. Ei erillistä kassaa, ei maksamatta jääneitä vuoroja, ei manuaalista kirjanpitoa.
Miten varaus tehdään käytännössä?
Kaikille asukkaille digitaalinen itseohjautuvuus ei ole luontevaa. Vanhemmille asukkaille tai niille joille sovellukset tuntuvat hankalilta, puhelin tai yksinkertainen tekstiviesti on edelleen luontevin tapa hoitaa asiat. Peltiheikki-tekoäly vastaa puhelimeen suomen kielellä, juttelee kanssasi chatin kautta ja palvelee jopa tekstiviestitse (SMS) täysin automaattisesti.
Soittamalla
Tekoälyavustajamme ymmärtää puhetta ja hoitaa varauksen täysin luonnollisella keskustelulla. Mummo voi soittaa ja varata saunan veivattavalla Ericssonilla aivan yhtä helposti kuin ennenkin.
Tekstiviestillä
Voit varata tilan lähettämällä yksinkertaisen tekstiviestin, kuten "varaa sauna lauantaille". Tämä toimii jopa perinteisillä peruspuhelimilla, kuten Nokian 3110:lla.
Selain-chatillä
Modernimpaan makuun järjestelmä tarjoaa selaimella toimivan AI-avustajan. Voit keskustella chatin välityksellä ja pyytää esimerkiksi "seuraavaa vapaata aikaa jumppasalille".
Mitä tiloja voidaan varata
Kalenterivaraukseen soveltuvat kaikki taloyhtiön yhteistilat joihin on käyttövuorot: pesutupa, kuivaushuone, sauna, kylpyhuone, kerhohuone, kuntosali, biljardihuone, askarteluhuone, vierashuone ja piha-alue.
Varausjärjestelmä voidaan liittää suoraan kulunhallintajärjestelmään: kun asukas varaa saunavuoron, kulunhallintajärjestelmä avaa saunan oven automaattisesti varausajan alkaessa ja sulkee sen varausajan päättyessä. Ylimääräisiä avaimia tai saunakoodeja ei tarvita.
Samalla voidaan hallita resursseja: esimerkiksi pesukoneissa on rajoitettu määrä koneita käytettäväksi samanaikaisesti, ja järjestelmä varmistaa ettei sama resurssi mene ylikuormittuneeksi.
Yhdistetty ovenavaukseen ja laiteohjaukseen
Kun varausjärjestelmä on yhdistetty Helpostiavauksen ovenavaukseen ja ovet ovat sähkölukoilla varustettuja, voidaan järjestelmällä avata rappukäytävän, pesulan tai saunan sisäänkäynnin ovi automaattisesti vuoron alkaessa.
Pesulan laitteet tai saunan kiuas voidaan käynnistää myös suoraan varauksen mukaan. Näin saunaa voidaan käyttää myös perinteisen saunapäivän ulkopuolella – järjestelmä osaa jopa hinnoitella poikkeukselliseen aikaan tehtävän ylimääräisen lämmittämisen automaattisesti erikseen.
Maksujen automaatio ja raportointi
Varauksen yhteyteen voidaan liittää maksu. Pesutupavuoro, saunavuoro tai kerhohuone voi olla maksullinen, ja maksu peritään automaattisesti varauksen yhteydessä. Maksu ohjataan taloyhtiön tilille tai jaetaan erikseen sovitulla tavalla.
Kaikki varaukset ja maksut tallentuvat raportteihin, joista isännöitsijä tai hallitus näkee tilojen käyttöasteen ja kertyneet maksutulot. Tämä helpottaa huomattavasti yhteistilojen taloudenpitoa ja käyttöasteen seurantaa.
Varausjärjestelmä integroituu Helpostiavaus-API:n kautta myös olemassaoleviin isännöintijärjestelmiin. Räätälöinti tehdään veloituksetta.
Rekisteröityminen ja automaattinen hyväksyntä
Uusi käyttäjä voi yksinkertaisesti soittaa järjestelmälle, joka lähettää välittömästi tekstiviestillä rekisteröitymislinkin. Lomakkeen voi täyttää saman tien omalla älypuhelimella.
Riippuen järjestelmien integraatiosta rekisteröityminen voidaan hyväksyä täysin automaattisesti, jolloin uusi asukas pääsee varaamaan ja käyttämään saunaa, pesulaa tai jumppasalia heti. Tämä poistaa täysin erillisen avainten luovutuksen tarpeen, eikä se rasita lainkaan isännöintitoimistoa tai taloyhtiön vastuuhenkilöä.
